Guida alle molestie sessuali con modello gratuito

Una politica di molestie sessuali è un documento che vieta entrambi i tipi di molestie sessuali sul posto di lavoro - quid pro quo e ambiente di lavoro ostile. Fornisce in genere esempi di molestie sul posto di lavoro vietate, come contatti indesiderati, prese in giro o battute inappropriate e contiene informazioni su come segnalare un reclamo.

Questa guida ti mostrerà come creare una politica sulle molestie sessuali, incluso un modello gratuito.

Si prega di notare che questo articolo contiene informazioni generali e suggeriamo di consultare il proprio professionista legale con domande specifiche sulla prevenzione delle molestie sessuali e sulla creazione di una politica sul posto di lavoro in base alla città, allo stato e alle dimensioni dell'azienda.

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Un modo per garantire che la tua attività sia conforme alle leggi federali, statali e locali contro la discriminazione e le molestie è acquistare poster di diritto del lavoro con un linguaggio politico da un sito Web del fornitore come The Poster Compliance Center, BLR o Poster statale e federale. In alternativa, una Professional Employment Organisation (PEO) come ADP TotalSource offre un facile accesso ai modelli di policy e ai poster sul posto di lavoro di cui hai bisogno per aiutarti a rispettare le leggi sul lavoro.

Le imprese con 15 o più dipendenti rientrano nel Titolo VII dell'EEOC che proibisce la discriminazione nell'impiego e nelle classi di assunzione come razza, colore, sesso ed età. Secondo la legge federale, queste aziende sono tenute ad avere una politica che vieta le molestie sessuali e un processo per indagare e risolvere i problemi di molestie sessuali.

Alcuni stati come Arizona, California, Hawaii, New Jersey, Maine e Washington DC hanno requisiti più severi che impongono ai datori di lavoro con un minimo di 1 dipendente di conformarsi alle norme sulle molestie sessuali. Vedi la tabella qui sotto per saperne di più sul tuo stato.

Anche se non è necessario avere una politica formale da parte della legge statale o federale, raccomandiamo alle piccole imprese di proteggersi formalizzando una politica sulle molestie sessuali.

Come puoi vedere nel nostro modello sopra, una politica sulle molestie sessuali dovrebbe avere due parti:

  1. Dichiarazione politica - spiegare la politica e il comportamento proibito.
  2. Processo di segnalazione - per garantire che i dipendenti sappiano chi contattare.

1. Dichiarazione politica

Di seguito è riportato uno schema da prendere in considerazione per la tua politica:

  • Includere una definizione di molestie sessuali
  • Dichiarare che le molestie sessuali non saranno tollerate
  • Descrivi il comportamento proibito (usa esempi appropriati alla tua attività)

Definizione ed esempi di molestie sessuali

Nel definire le molestie sessuali come parte della tua politica, prendi in prestito un linguaggio simile a quello che l'EEOC fornisce sul loro sito web. Sebbene non sia richiesto di comunicare la politica in questo modo esatto, è buona norma mantenere il linguaggio delle policy simile a quello fornito dall'EEOC. In effetti, molti datori di lavoro espandono questa definizione aggiungendo i propri esempi all'interno dei documenti di politica e formazione.

"È illegale molestare una persona (un richiedente o un dipendente) a causa del sesso di quella persona. molestia può includere "molestie sessuali"O sgraditi sessuale anticipi, richieste di sessuale favori e altri verbali o fisici molestia di una sessuale natura."

Sebbene non sia richiesto, alcune politiche includono anche esempi dei due tipi di molestie chiarite da EEOC:

  • Quid pro quo
  • Ambiente di lavoro ostile

Che cos'è Quid pro Quo Harassment?

Quid pro Quo è un termine legale che significa 'questo per quello.' È il tipo di molestie che si verifica quando a un dipendente viene promessa qualcosa di correlato al lavoro, come una promozione, in cambio di favori sessuali. Il termine "Quid pro Quo" non deve essere incluso nella tua politica sulle molestie sessuali. Piuttosto, raccomandiamo di includere esempi correlati al lavoro che abbiano senso per i dipendenti.

Un esempio costoso di Quid Pro Quo

Come professionista delle risorse umane, ho assistito a ripercussioni di prima mano quando il manager sposato di una piccola impresa ha chiesto un appuntamento al suo assistente amministrativo. Temeva che avrebbe perso il lavoro se lei avesse rifiutato, così accettato e iniziato una relazione. Quando la moglie / socio in affari scoprì la relazione, l'assistente amministrativo fu immediatamente licenziato e gli fu data una soluzione per tacere. Questo business ha pagato a caro prezzo, ha subito uno scandalo nella comunità, ha perso buoni dipendenti e il marchio è stato offuscato. Se non avesse accettato l'accordo e scelto di fare causa, quanto peggio sarebbero stati i danni?

Cos'è un ambiente di lavoro ostile?

Questo tipo di molestie è correlato all'ambiente stesso e si verifica quando le molestie sono così intense / frequenti che alterano materialmente le condizioni di lavoro. Accade quando un comportamento come complimenti sessuali, battute inappropriate, immagini umilianti, o contatto fisico indesiderato o persino interferenza, come bloccare il percorso di qualcuno, causare stress o rendere difficile fare il proprio lavoro.

Per un'interpretazione legale, rivedere l'articolo, Molestie sessuali, Ruolo del ruolo del datore di lavoro in prevenzione, dall'American Bar Association (ABA).

Alcuni esempi di ambiente di lavoro ostile

Di seguito sono riportati alcuni esempi tratti dalla mia personale esperienza di investigazione sulle richieste di molestie:

  • Un dipendente di sesso maschile ha detto che il suo collega ha deliberatamente "afferrato la sua roba" mentre lavorava
  • Una cliente femminile rispose alla porta nuda chiedendo al militare di salire di sopra
  • I dipendenti di sesso maschile si sono opposti a un transessuale utilizzando la loro area bagno / armadietto condivisa
  • Un dipendente di sesso maschile è stato ridicolizzato dal suo manager nel bagno di fronte ai suoi colleghi

Non tutte le molestie sono maschili contro donne

Gli esempi sopra dimostrano anche che le persone di entrambi i sessi possono essere vittime di molestie. In effetti, casi recenti hanno dimostrato che i tribunali possono vedere la legge non solo dal punto di vista di una "persona ragionevole", ma nel caso di molestie contro le donne, possono interpretare la legge da una prospettiva femminile. Potrebbero chiedere se una "donna ragionevole" lo considererebbe una molestia. E la California, spesso prima ad adottare una legislazione più severa, protegge anche le persone con problemi di identità di genere, come i cross dressers. Puoi includere esempi nella tua politica e formazione che dimostrano che sia i maschi che le femmine possono essere vittime di molestie.

2. Processo di segnalazione

Come illustrato nel nostro modello di esempio sulle molestie sessuali, il processo di segnalazione può essere semplice:

Elenca per titolo di lavoro chi deve contattare un dipendente per presentare un reclamo

  • Volete che i reclami vengano da voi o dal vostro rappresentante delle risorse umane?
    (Una buona pratica in materia di risorse umane è far sì che i dipendenti portino le preoccupazioni al loro diretto superiore di persona o per iscritto, a meno che il supervisore non sia il presunto molestatore, nel qual caso il dipendente dovrebbe sollevare la denuncia. segnalalo al tuo rappresentante delle risorse umane, se ce n'è uno, altrimenti il ​​supervisore dovrebbe avvisarti immediatamente.)
  • Una telefonata è sufficiente o vuoi che i dipendenti compilino un modulo di reclamo? (In una piccola azienda, un modulo formale di "reclamo" è raramente necessario e potrebbe rivelarsi una barriera per i dipendenti senza accesso all'ufficio o al computer.)
  • Sebbene la legge federale consenta ai dipendenti fino a un anno di segnalare un reclamo, ti consigliamo di incoraggiare i dipendenti a segnalare immediatamente i problemi relativi alle molestie. Inoltre, se il problema delle molestie può essere esaminato, documentato e risolto rapidamente, è meglio farlo. Un venditore di risorse umane, stipendi o PEO come Gusto o ADP TotalSource dispone spesso di modelli che è possibile utilizzare per segnalare, investigare e documentare le richieste dei dipendenti.

Descrivi come devono essere indagati i reclami

  • Indagerai sulla denuncia? (Una buona pratica è avere una parte neutrale, in genere un rappresentante delle risorse umane, intervistare la vittima.In seguito, il presunto molestatore dovrebbe essere autorizzato a condividere la sua / la sua parte della storia.)
  • Raccogli più dettagli possibili. Chiedi a chi, cosa, dove, quando, perché domande. Inoltre, chiedi se ci sono stati testimoni. (Anche le videocamere di Office o altri dati, come i thread di posta elettronica, potrebbero essere esaminati).
  • I risultati, compresa qualsiasi azione disciplinare nei confronti del presunto molestatore, dovrebbero essere documentati nella cartella del personale del dipendente. (Ad esempio, a un molestatore può essere chiesto di scusarsi, o può essere soggetto a una disciplina fino al licenziamento incluso in base alla gravità del reato.)
  • Per proteggere la tua attività, potresti anche chiedere consiglio al tuo avvocato.

Dichiarare che le persone che fanno un reclamo non saranno vendicate contro

  • La vendetta è una forma di vendetta. L'EEOC afferma che "è illegale rivalersi contro i dipendenti per: archiviare o essere un testimone in un addebito, una denuncia, un'indagine o una causa legale o per comunicare con un supervisore o un dirigente in merito a discriminazione sul lavoro, incluse le molestie".

Documenta un intervallo di tempo per la risoluzione

  • Sebbene tutti i casi siano diversi, una buona pratica è di darti 30-60 giorni per indagare a fondo sul reclamo.
  • È importante che la denuncia sia mantenuta riservata per proteggere entrambe le parti.
  • Se è a conoscenza dell'inchiesta, al presunto molestatore dovrebbe essere ricordato che le ritorsioni non saranno consentite e che l'indagine deve rimanere riservata.

Dopo aver letto il processo di segnalazione e gli esempi di molestie di cui sopra, ti starai chiedendo, "come faccio a sapere se questo tipo di comportamento sta accadendo?" Quindi, potresti aver scoperto la sfida più grande che i proprietari di aziende devono affrontare per prevenire le molestie sessuali, anche con una politica. I titolari di aziende e risorse umane potrebbero non essere a conoscenza di molestie ... a meno che non creino entrambi a politica e a cultura che consente alle vittime di emergere e segnalare le loro preoccupazioni.

Prevenire le molestie sessuali

In effetti, tutti gli esempi di cui sopra sono stati considerati molestie e affrontati in modo efficace in modo da evitare le azioni legali. Ai dipendenti è stato permesso di segnalare le loro preoccupazioni senza timore di ritorsioni. La tua azienda può adottare misure simili per prevenire molestie. Oltre ad avere una politica scritta, ti consigliamo di:

  • Prendi sul serio i reclami per molestie
  • Affrontare ogni preoccupazione, essere disposti a disciplinare e / o porre fine a un molestatore
  • Rivedi e aggiorna la tua politica di non discriminazione e / o molestie sessuali
  • Formare nuovi assunti e personale esistente per riconoscere e prevenire le molestie sessuali sul posto di lavoro

Consulta la nostra esauriente guida alla formazione sulle molestie sessuali per le best practice sulla formazione dei dipendenti.

Secondo l'articolo ABA di cui sopra: "Secondo la giurisprudenza, un datore di lavoro adempie all'obbligo se prende tutte le misure ragionevoli per prevenire le molestie prima che si verifichi, e prende misure efficaci per porre rimedio alle molestie dopo che ha avuto luogo."

Oltre alle potenziali violazioni del diritto del lavoro e alle multe, una richiesta di molestie sessuali può costare alla tua azienda migliaia di dollari e danneggiare la tua reputazione o il marchio della tua azienda. Prendiamo ad esempio un ristoratore con cui ho lavorato in tribunale, sostenendo che i cuochi urlavano regolarmente parolacce e insulti creando un ambiente di lavoro ostile. Il giudice ha respinto il caso, sottolineando che la direzione aveva permesso a tutti i lavoratori di farla franca usando il linguaggio "bocca aperta", ma il business ha comunque speso oltre $ 80.000 per difendere il caso! Il proprietario del ristorante ora fornisce una politica sulle molestie sessuali e una formazione a tutti i dipendenti.

Una politica sulle molestie sessuali può essere aggiunta a una politica di non discriminazione esistente o inclusa nella sezione del manuale del dipendente in uso che copre le leggi sulle molestie.

Il modo più semplice per dimostrare la conformità è chiedere ai dipendenti di firmare e datare che hanno esaminato la politica. Se si utilizza un PEO come JustWorks, è possibile disporre di documenti con firma elettronica ed e-filed per riferimento.

La tua politica può anche essere pubblicata su un muro (come richiesto in alcuni stati come la California), stampata come documento autonomo o coperta come parte di un nuovo noleggio. Una best practice che raccomandiamo è che una volta sviluppata la tua politica sulle molestie sessuali, pubblicala nella sala per i dipendenti o nella sede principale e fornisci formazione a tutti i dipendenti per assicurarti che la comprendano.

Di seguito sono riportate alcune domande comuni che potresti avere quando crei una politica sulle molestie sessuali e / o ti prepari a condurre una formazione. Le nostre risposte sono basate su riepiloghi legali, interpretazione EEOC e best practice HR.

Domanda: dovrei includere una dichiarazione che scoraggia gli individui dal fare affermazioni false?

Risposta: No. Non raccomandiamo di includere questo tipo di linguaggio nella tua politica per timore di scoraggiare la segnalazione di reclami validi. (Il manuale del tuo dipendente dovrebbe già vietare la violazione di qualsiasi legge federale, statale o locale - che molto probabilmente includerebbe "calunnia").

Domanda: io e mia moglie siamo in affari insieme. Non dovremmo mostrare affetto al lavoro?

Risposta: forse Le piccole imprese spesso impiegano familiari e partner commerciali correlati. I consueti saluti come baciare il tuo coniuge addio in genere non creano un ambiente ostile. Tuttavia, sii consapevole di come i dipendenti si sentono riguardo alle tue interazioni sul lavoro, ed errare sul lato cauto.

Domanda: la mia politica dovrebbe vietare in modo specifico ai dipendenti di frequentare i colleghi di lavoro?

Risposta: No. Una revisione della giurisprudenza dell'ABA ha stabilito: "Mentre è impossibile evitare amicizie e relazioni tra colleghi, venditori e clienti, è imperativo che tali relazioni non si traducano nella creazione di un ambiente di lavoro ostile per gli altri dipendenti dell'azienda. "Raccomandiamo inoltre, al fine di evitare potenziali problemi di Quid pro Quo, che le" coppie di dipendenti "non abbiano relazioni di reporting come manager-dipendente.

Domanda: che dire di un commento o di un commento vagante?

Risposta: dipende. Solo perché i commenti sono intesi come complimenti, possono comunque essere considerati molestie. Mentre un commento o scherzo vagante non viene considerato molestia, incoraggiamo i titolari a scoraggiare tutte le barzellette o i complimenti sessuali inappropriati sul posto di lavoro.

Domanda: che dire di un business delicato come una spa, dovremmo vietare tutto ciò che riguarda la nostra politica?

Risposta: Dipende. Conosci meglio i tuoi dipendenti e il tuo ambiente di lavoro. Potrebbe essere necessario discutere la tua politica con i dipendenti in gruppo per avere un'idea di ciò che considererebbero comportamenti appropriati e inappropriati al lavoro. Ad esempio, le dipendenti di sesso femminile nella tua spa potrebbero essere interessate ai problemi con le spalle dei colleghi, mentre quel tipo di comportamento potrebbe essere del tutto inappropriato in un ambiente di lavoro professionale.

Ecco una sintesi delle leggi sulle molestie sessuali dello stato che sono più severe delle leggi federali sulle molestie. Per ulteriori informazioni, contattare l'ufficio EEOC statale o un'altra agenzia del proprio stato che gestisca i reclami di discriminazione.

StatoDifferenze notevoli dalla legge federale
AlaskaGli statuti si applicano a tutti i datori di lavoro eccetto i club sociali e le associazioni o le corporazioni fraterne, caritatevoli, educative o religiose, purché la società o l'associazione non abbia fini di lucro. La politica deve essere pubblicata. Vedi poster dell'Alaska.
ArizonaLo statuto si applica alle imprese con 1 o più dipendenti.
CaliforniaLa California Fair Employment and Housing Act FEHA offre ulteriori protezioni per i dipendenti. Gli statuti si applicano a tutti i datori di lavoro indipendentemente dalle dimensioni. Una formazione di supervisione di 2 ore deve essere fornita se più di 50 dipendenti. La politica deve essere pubblicata.
ColoradoGli statuti si applicano a tutti i datori di lavoro, ad eccezione delle organizzazioni religiose. Vedere il Dipartimento delle agenzie di regolamentazione del Colorado Discriminazione dell'occupazione.
ConnecticutGli statuti si applicano alle imprese con 3 o più dipendenti. Una formazione di supervisione di 2 ore deve essere fornita entro 6 mesi, se più di 50 dipendenti. Vedi legge sulle pratiche di impiego in materia di discriminazione nel Connecticut.
DelawareGli statuti si applicano alle imprese con 4 o più dipendenti.
Distretto della ColombiaGli statuti si applicano a tutti i datori di lavoro indipendentemente dalle dimensioni.
HawaiiGli statuti si applicano a tutti i datori di lavoro e la formazione è raccomandata. Consulta le Regole amministrative della Commissione per i diritti civili di Hawaii 4
IdahoGli statuti si applicano alle imprese con 5 o più dipendenti.
IndianaGli statuti si applicano alle imprese con 6 o più dipendenti.
IowaGli statuti si applicano alle imprese con 4 o più dipendenti.
KansasGli statuti si applicano alle imprese con 4 o più dipendenti.
KentuckyGli statuti si applicano alle imprese con 6 o più dipendenti.
MaineGli statuti si applicano a tutti i datori di lavoro e la formazione è richiesta entro un anno dal noleggio per il personale delle imprese con 15 o più dipendenti. La durata dell'allenamento non è specificata. Vedi Maine Title 26.
MassachusettsGli statuti si applicano alle imprese con 6 o più dipendenti.
MichiganGli statuti si applicano a tutti i datori di lavoro e agli agenti di un datore di lavoro. Vedi Elliott Larsen Civil Rights Act.
Minnesota Gli statuti si applicano a tutti i datori di lavoro indipendentemente dalle dimensioni. Include l'identità di genere.
MissouriGli statuti si applicano alle imprese con 6 o più dipendenti.
MontanaGli statuti si applicano a tutti i datori di lavoro indipendentemente dalle dimensioni.
New HampshireGli statuti si applicano alle imprese con 6 o più dipendenti.
New JerseyLo statuto si applica alle imprese con 1 o più dipendenti.
Nuovo MessicoGli statuti si applicano alle imprese con 4 o più dipendenti. L'identità di genere si applica alle aziende con 15 o più dipendenti.
New YorkGli statuti si applicano alle imprese con 4 o più dipendenti. Include l'identità di genere.
Nord DakotaGli statuti si applicano a tutti i datori di lavoro indipendentemente dalle dimensioni.
OhioGli statuti si applicano alle imprese con 4 o più dipendenti.
OregonGli statuti si applicano a tutti i datori di lavoro indipendentemente dalle dimensioni.
PennsylvaniaGli statuti si applicano alle imprese con 4 o più dipendenti.
Sud DakotaGli statuti si applicano a tutti i datori di lavoro indipendentemente dalle dimensioni. Consulta la brochure sulle molestie sessuali nelle pubblicazioni.
TennesseeGli statuti si applicano alle imprese con 8 o più dipendenti.
VirginiaGli statuti si applicano alle imprese con 4 o più dipendenti.
WashingtonGli statuti si applicano alle imprese con 8 o più dipendenti. Protegge l'identità di genere. Vedi Commissione per i diritti umani Washington Law Against Discrimination WLAD.
Virginia dell'ovestGli statuti si applicano alle imprese con 12 o più dipendenti.
WisconsinGli statuti si applicano a tutti i datori di lavoro indipendentemente dalle dimensioni.
WyomingGli statuti si applicano alle imprese con 2 o più dipendenti.

In quanto proprietario di una piccola azienda o direttore delle risorse umane, conduci l'esempio nel non tollerare discriminazioni o molestie di alcun tipo e prendendo sul serio tutti i reclami. La cultura viene creata dall'alto in basso in una piccola impresa, in base al comportamento e alle aspettative stabilite dal proprietario e dai dirigenti dell'azienda.

La creazione di una politica è fondamentale per garantire che la tua azienda rispetti le leggi sulla non discriminazione. Il modello, gli strumenti e i suggerimenti gratuiti in questo articolo possono prevenire molestie sessuali sul posto di lavoro e proteggere la tua attività da reclami indesiderati che costano denaro e danneggiano la tua reputazione.

Una volta implementata la tua politica sulle molestie, il passo successivo è quello di addestrare i tuoi dipendenti a riconoscere le molestie sessuali e a risolvere i reclami.

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