Scopri cosa includere nel contratto del pianificatore di eventi

La maggior parte dei professionisti della pianificazione di eventi sa che i contratti di pianificazione di eventi sono una componente fondamentale di un'azienda di successo nella pianificazione di eventi. E mentre la parola "contratto" può portare una connotazione negativa nella società litigiosa di oggi, avere un contratto legale costringe semplicemente entrambe le parti coinvolte ad accordarsi su una serie di termini e condizioni che potrebbero alleviare senza preoccupazioni le preoccupazioni di tutti i soggetti coinvolti.

Perché hai sempre bisogno di un contratto

In alcune situazioni, le conseguenze possono essere sia dannose che costose. La stipula di un contratto di pianificazione di eventi garantisce che sia tu che il tuo cliente abbiate una chiara comprensione del lavoro che sarà completato e di altri aspetti necessari per condurre affari insieme. Quando sviluppi il contratto di pianificazione degli eventi, assicurati di includere questi cinque elementi.

Specificare chiaramente i servizi di pianificazione degli eventi che verranno forniti

Come organizzatore di eventi, l'elenco dei servizi di pianificazione degli eventi che fornirai potrebbe sembrare l'elemento più ovvio da includere in un contratto di pianificazione degli eventi. E, in qualche modo, lo è. Tuttavia, specificare in dettaglio quali servizi fornirai è fondamentale poiché il tuo lavoro si limiterà a fornire solo i servizi specificati in questo elenco.

I pianificatori di eventi svolgono una vasta gamma di servizi e i servizi forniti possono variare da un evento all'altro. Un organizzatore di eventi può fornire composizioni floreali, un altro no. Alcuni organizzatori di eventi possono aiutare nella scelta del luogo e altri gestiscono le esigenze di trasporto degli ospiti. Non esistono due pianificatori di eventi esattamente uguali. Pertanto, non esistono due contratti di pianificazione di eventi esattamente uguali.

Mentre i servizi di pianificazione degli eventi saranno limitati agli elementi specificati in questo elenco, è importante elencare anche i servizi che non saranno forniti. Perché? Ti aiuta ad avere queste attività elencate nel contratto di pianificazione degli eventi in modo che il tuo cliente sappia chiaramente che si tratta di servizi che non eseguirai.

È anche utile avere questo per iscritto e concordato come parte del contratto in modo che, nel corso della pianificazione di questo evento, se il cliente dovesse richiedere di gestire tali responsabilità, si ha un contratto da mantenere quando si rifiuta educatamente per eseguire queste attività. Utilizzare un linguaggio ampio per proteggersi dall'esecuzione di qualcosa che è al di fuori del regno dei servizi di pianificazione degli eventi concordati.

Calendario dei pagamenti

Tutti i contratti di pianificazione di eventi dovrebbero includere termini di pagamento e specifiche relative al programma di pagamento. Inizia con la data di scadenza del deposito iniziale e comunica chiaramente che nessun lavoro inizierà a pianificare questo evento fino a quando il deposito non è stato ricevuto. Se è stata selezionata la data dell'evento, indicare la data in cui il deposito deve essere ricevuto per fornire i servizi per quella data prescelta. Fornire un programma di pagamento e dettagli relativi ai pagamenti futuri, stabilendo una data di calendario fissa per ciascun pagamento o legando ciascun pagamento a una pietra miliare nel processo di pianificazione dell'evento. Stabilisci un piano di pagamento che si adatti meglio alla tua attività e al tuo flusso di cassa. Includi eventuali tasse e commissioni aggiuntive.

Termini di annullamento dell'evento

Cosa succede se, in qualsiasi momento del processo di pianificazione dell'evento, il cliente annulla l'evento? Non lasciare questo risultato al caso! Il contratto di pianificazione dell'evento dovrebbe includere i termini per la cancellazione dell'evento. Questa è una parte importante del contratto che proteggerà sia la tua azienda sia le entrate previste da questo evento.

Specificare che il deposito iniziale e tutti i pagamenti effettuati fino al punto di annullamento non sono rimborsabili. Questo assicurerà che sarai pagato per il lavoro già completato. Ciò è fondamentale nella pianificazione degli eventi poiché la maggior parte del lavoro viene completata prima dell'evento stesso.

Prendi in considerazione l'idea di includere una clausola che dichiari che i clienti sono responsabili del pagamento di tutti i servizi resi fino al momento in cui viene ricevuta una notifica scritta relativa alla cancellazione dell'evento. Ciò è particolarmente utile se la pianificazione dei pagamenti è strutturata in modo tale da consentire il lavoro tra i pagamenti regolari.

Clausola risolutiva

E se un uragano arriva appena in tempo per provocare il caos nel tuo evento altrimenti ben pianificato? Le circostanze al di fuori del vostro controllo - come condizioni meteorologiche estreme o interruzioni del lavoro - che impediscono a una delle parti di non essere in grado di rispettare i termini del contratto di pianificazione dell'evento sono protette da una clausola risolutiva, nota anche come forza maggiore. Includendo una clausola risolutiva, una o entrambe le parti sono esonerate dalla responsabilità in tali circostanze. Assicurati di specificare i termini e i tempi per la risoluzione, ad esempio annotando i motivi della cancellazione.

Clausola di indennizzo

La maggior parte dei contratti contiene una clausola di indennizzo. Ma solo perché sono comuni, non dovresti sottovalutare la loro importanza. L'inclusione e la portata di una clausola di indennizzo possono influire in modo significativo sulla vostra attività. Fondamentalmente, una clausola di indennizzo fornisce protezione se il tuo cliente fa qualcosa che ti fa del male o si traduce in una terza parte che ti fa causa per danni.

In termini semplici, significa che il cliente non può essere ritenuto responsabile per eventuali perdite, danni, responsabilità o spese derivanti dalla loro negligenza. Soprattutto, quando si prepara un contratto di pianificazione di eventi, non firmare nulla fino a quando non si è completamente soddisfatti dei termini.

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