Suggerimenti e strumenti per la registrazione degli eventi

I progressi nella tecnologia hanno avuto un impatto significativo sulla pianificazione degli eventi e in particolare sulla registrazione degli eventi. Sono lontani i giorni degli inviti cartacei che arrivano in una busta con un timbro. La registrazione online è sempre più comune per ogni tipo di evento, da seminari di lavoro e conferenze annuali a feste di compleanno e funzioni aziendali. Sebbene questo processo online possa sembrare semplice, richiede comunque lavoro.

Fortunatamente per gli organizzatori di eventi, ci sono numerosi strumenti disponibili per aiutare con la registrazione degli eventi. Le scelte includono piattaforme semplici che affrontano le basi della registrazione degli eventi e quelle più avanzate, offrendo applicazioni multifunzionali. Alcuni programmi di registrazione degli eventi elaborano i pagamenti degli eventi. Alcuni prevedono anche rimborsi automatici in caso di annullamento della registrazione. Altri pacchetti creano tag nome registrante. Gli strumenti di registrazione degli eventi possono anche consentire l'integrazione con una conferenza o un sito Web aziendale e connettersi alle loro piattaforme di social media.

Sfortunatamente, con così tante opzioni, il processo di selezione dello strumento di registrazione degli eventi per la tua azienda può essere travolgente. Ecco una guida semplice da seguire per selezionare gli strumenti di registrazione degli eventi che meglio si adattano alla tua attività di pianificazione degli eventi.

Scelta del software di registrazione degli eventi: da dove cominciare?

Quando selezioni gli strumenti di registrazione degli eventi, è meglio iniziare a determinare le tue esigenze e desideri. Pensa alle tue priorità di registrazione e alla tua attività di pianificazione degli eventi. Ponetevi queste domande:

  • Le tue esigenze sono semplici e richiedono solo l'elaborazione di registrazioni e pagamenti?
  • Stai offrendo più sessioni all'interno dell'evento principale che richiedono registrazioni aggiuntive?
  • Devi gestire le prenotazioni alberghiere o l'organizzazione del viaggio?
  • Stai supportando un sito Web della conferenza?
  • Fornirai etichette con i nomi, coordinerai i requisiti audiovisivi o ospiterai sessioni speciali di estrazione?
  • Gestisci più di un evento contemporaneamente?
  • Il tuo evento è un evento annuale o un evento unico?

Le risposte a queste domande ti aiuteranno a trovare il software di registrazione degli eventi più adatto alle tue esigenze.

Utensili

Con così tante scelte nel software di registrazione degli eventi, è facile farsi prendere dalle funzionalità appariscenti e dagli strumenti più recenti, indipendentemente dal fatto che funzionino per il tuo evento o se verranno addirittura utilizzati. Non essere attirato dall'ultimo e il più grande. Invece, fai un elenco di quelle funzionalità che utilizzi attualmente nel processo di registrazione dell'evento e aggiungi quelle che desideri includere per semplificare il processo. Alcune funzioni disponibili includono:

  • Registrazione online dell'evento
  • Registrazione in loco dell'evento
  • Registrazione del gruppo di partecipanti
  • Check-in automatico dei partecipanti
  • Elaborazione dei pagamenti degli eventi
  • Gestione e rapporti dei partecipanti
  • Creazione e gestione dei badge dei partecipanti
  • Registrazione per sessioni individuali
  • Sviluppo di moduli
  • Gestione delle camere d'albergo
  • Gestione del marketing
  • Social media
  • Sondaggi e feedback degli eventi

Prezzo

Molti strumenti di registrazione degli eventi offrono funzioni standard a un prezzo ragionevole, che si adattano bene alla gestione di eventi semplici. Questi programmi includono moduli di registrazione di base che possono essere collegati al tuo sito Web. Possono raccogliere le informazioni di registrazione, comprese le informazioni sulla carta di credito, per registrare ed elaborare i pagamenti con carta di credito. Inoltre, è possibile compilare o esportare elenchi di registrazione dei partecipanti. A seconda del tipo di eventi che pianifichi e della frequenza degli eventi, questi semplici strumenti possono essere adatti fornendo esattamente ciò di cui hai bisogno senza essere impantanato con tutti i tipi di funzionalità extra che non ti servono.

Funzionalità extra

Se il lavoro di pianificazione degli eventi prevede la pianificazione di conferenze di grandi dimensioni, gli strumenti di registrazione degli eventi che offrono funzionalità aggiuntive oltre alle nozioni di base potrebbero essere proprio ciò di cui hai bisogno. Le soluzioni includono quelle che elaborano la registrazione degli eventi e combinano tale funzionalità con la capacità di tracciare e segnalare vari dettagli di un evento più ampio e complesso. Se i partecipanti all'evento si stanno registrando per la conferenza e poi si iscrivono a seminari specifici all'interno di una determinata sessione, ci sono strumenti per abilitare quella funzione.

Alcuni software consentiranno l'elaborazione di più partecipanti da un'unica organizzazione con un'unica fonte di pagamento e offriranno diverse strutture tariffarie basate su sconti di gruppo o quote di registrazione anticipata. Se hai bisogno di rapporti personalizzati, cerca un pacchetto di registrazione di eventi che genererà automaticamente rapporti compilando elenchi di presenze basati su singoli seminari o altri parametri selezionati. Le conferenze in genere richiedono targhette con il nome stampato, quindi inseriscile nell'elenco “must have” in modo che possano essere create automaticamente come parte del processo di registrazione dell'evento e cerca la personalizzazione per riflettere se il partecipante è registrato per l'intera conferenza, parte della settimana o solo un giorno specifico.

Integrazione

Per quei pianificatori di eventi che conducono numerosi eventi, l'integrazione dei dati di registrazione nel database esistente può essere una funzione fondamentale per la propria organizzazione. Considerare i metodi attuali per l'aggiunta di registranti nel database e identificare le aree di miglioramento. È importante pensare in vari modi in cui queste informazioni possono essere integrate con le informazioni esistenti, come le persone che hanno offerto volontariato o donato. La maggior parte delle applicazioni di registrazione degli eventi offre la possibilità di esportare manualmente i dati. Tuttavia, questo metodo richiede molto tempo in quanto richiede nuovamente l'importazione manuale delle informazioni nel database. Esplora i pacchetti in grado di soddisfare non solo le tue richieste di registrazione degli eventi e anche di supportare le tue esigenze di gestione dei componenti.

Test Drive prima di acquistare

Dopo aver ristretto la scelta del software di registrazione degli eventi, determinare se offrono un periodo di prova gratuito. Ciò ti darà l'opportunità non solo di testare le funzionalità, ma di vedere se ha le funzionalità richieste e se si adatta bene al tuo evento. È anche un'opportunità per provare il loro livello di servizio al cliente quando rispondi alle tue domande o lavori per risolvere un problema che stai riscontrando.

Guarda il video: La startup degli eventi in casa - ComeHome (Dicembre 2019).

Loading...