Perché le conferenze iniziano con una sessione plenaria

Molte grandi riunioni e conferenze aziendali danno il via al programma dell'evento con quella che è una sessione di apertura, a volte chiamata sessione plenaria o sessione generale di apertura. Queste sessioni sono più frequentemente associate a grandi conferenze, congressi o convegni, ma possono essere utilizzate anche per piccoli eventi aziendali.

Le sessioni di apertura sono sempre programmate per un determinato periodo di tempo all'inizio del programma. Di solito durano da una a due ore. Le presentazioni programmate in questi periodi possono offrire agli organizzatori di eventi e agli host un'opportunità unica di rivolgersi ai loro partecipanti.

Cosa costituisce una sessione di apertura?

Le sessioni generali di apertura sono caratterizzate da una presentazione programmata o da una serie di presentazioni di vari oratori. Sono orientati a rivolgersi al pubblico in generale.

Alcuni programmi di eventi infine offrono sessioni di breakout simultanee in cui i partecipanti si dividono in gruppi più piccoli per presentazioni e workshop. Altri dividono il pubblico quasi immediatamente per le sessioni dedicate a determinati ruoli, set di abilità o interessi. Ma la sessione plenaria costituisce un'opportunità per rivolgersi a tutti i partecipanti all'evento insieme.

Il leader dell'organizzatore potrebbe scegliere di coprire gli argomenti dell'agenda generale e delineare gli obiettivi del programma generale. Le sessioni di apertura di solito includono anche un oratore principale e altri relatori che aiutano a stabilire il tono della convention.

Queste presentazioni possono essere organizzate in vari formati, ma le sessioni stesse sono per definizione aperte a tutti i partecipanti.

Perché iniziare con una sessione plenaria?

Le sessioni generali di apertura più efficaci sono quelle organizzate a beneficio del pubblico e dei partecipanti all'evento, non gli organizzatori dell'evento. Gli organizzatori di eventi possono cogliere l'occasione per affrontare gli affari dell'azienda o dell'associazione, la logistica degli eventi e gli argomenti dell'agenda, ma una grande sessione plenaria dovrebbe anche intrattenere e motivare il pubblico.

Programmi efficaci richiedono coinvolgimento e interesse del pubblico. Gli organizzatori di eventi devono lottare per recuperare quell'interesse se lo perdono dall'inizio. L'apertura delle sessioni generali dovrebbe iniziare il programma con una nota forte.

Obiettivi e scopi

Le grandi sessioni di apertura tendono ad affrontare una combinazione dei seguenti obiettivi:

  • Motivare, educare e / o intrattenere e coinvolgere il pubblico.
  • Imposta il tono per il programma.
  • Crea un'esperienza memorabile.
  • Condividi informazioni importanti.

Le migliori sessioni generali di apertura raggiungono tutti questi obiettivi. La sessione plenaria di una conferenza annuale potrebbe includere un messaggio di benvenuto da parte del presidente dell'organizzazione, seguito da un indirizzo dell'emittente che fungerà da moderatore per la durata dell'evento.

La sessione plenaria può concludersi con una nota forte con un oratore ospite che fornisce una presentazione sulla motivazione dei partecipanti al raggiungimento di determinati obiettivi.

Quando è fatto bene

Una buona sessione generale di apertura creerà l'atmosfera per l'intero evento. Manterrai interesse se riesci a mantenere ottimista la sessione plenaria. Vuoi motivare i partecipanti. Assegna alcune informazioni che non conoscevano prima come un assaggio delle cose a venire. Stabilisci una connessione con loro.

E, sì, va bene gettare un po 'di intrattenimento, ma non vuoi che l'intrattenimento sia l'intero spettacolo.

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