Organizzazione professionale dei datori di lavoro (PEO): definizione e caratteristiche

Una Professional Employer Organization (PEO) è un'alternativa di collaborazione per le piccole imprese che desiderano offrire risorse umane professionali (HR) e opzioni di benefici per i dipendenti simili a quelle di grandi dimensioni. Le PEO sono le migliori per le piccole imprese che cercano benefici come l'assicurazione sanitaria a basso costo a tariffe di gruppo a causa del loro potere d'acquisto.

Spiegheremo come funzionano i PEO, quanto costano e come aderire. Se stai cercando di iniziare subito, ADP TotalSource offre elaborazione delle retribuzioni e delle imposte, amministrazione dei benefit, assistenza alla conformità e altro supporto critico per le risorse umane. Clicca qui per un preventivo gratuito.

Le PEO si differenziano dalle altre società di outsourcing delle risorse umane in quanto diventano co-datori di lavoro dei dipendenti. In altre parole, mentre gestisci e gestisci la tua attività quotidiana, i tuoi dipendenti hanno due datori di lavoro: tu come supervisore diretto e PEO per l'elaborazione delle risorse umane, dei benefici e delle retribuzioni legalmente conformi.

Le imprese sono generalmente raggruppate in un PEO che fornisce la leva PEO per negoziare tariffe migliori per l'assicurazione sanitaria. Le agenzie di collocamento hanno stabilito partnership con grandi compagnie assicurative, e ciò aiuta anche a negoziare piani e servizi migliori e più vantaggiosi. Pertanto, le agenzie di collocamento possono offrire una vasta gamma di servizi a prezzi ragionevoli, dai benefici dei pendolari ai piani 401k.

In genere, forniscono:

  • Elaborazione delle risorse umane, vantaggi e elaborazione delle buste paga
  • Nuovi documenti di assunzione e assunzione a bordo
  • Conformità al diritto del lavoro statale e federale
  • Piani di assicurazione sanitaria conformi alle norme ACA a tariffe di gruppo
  • Piani di risparmio previdenziale come 401k
  • Compensazione dei lavoratori
  • Manifesti di diritto del lavoro
  • Terminazioni e offboarding
  • Alcuni PEO offrono strumenti di pianificazione del tempo e di mantenimento del tempo
  • Alcuni PEO possono anche gestire il reclutamento e la formazione

Un PEO è un co-imprenditore

La co-occupazione è quando entrambe le organizzazioni (la tua azienda e il PEO) condividono la responsabilità legale per i tuoi dipendenti. Per le decisioni aziendali quotidiane, come il marketing, l'assistenza ai clienti o la direzione di ciò che viene svolto, si mantiene il pieno controllo. Tuttavia, tutto ciò che potrebbe sollevare questioni legali relative alle risorse umane, come la sicurezza, la conformità alla legge sul lavoro o la discriminazione dei dipendenti, è dove la PEO standardizzerà le procedure per voi.

In qualità di co-datore di lavoro, il PEO garantisce la costituzione della tua azienda in conformità con le leggi statali e federali sul lavoro e utilizza le migliori pratiche delle risorse umane. Questo è a vostro vantaggio, aiutando voi e l'PEO a evitare i rischi. Ad esempio, un cliente PEO ha trovato dopo aver aderito al PEO che avrebbe avuto bisogno di ottenere la propria busta paga dagli arretrati perché il PEO ha affermato di aver creato responsabilità e non era una buona pratica. Al fine di aderire al PEO, la società ha dovuto risolvere il problema.

Un PEO ha potere d'acquisto

Poiché le agenzie di lavoro funzionano come co-datori di lavoro a potenzialmente centinaia di aziende diverse, sono in grado di negoziare tariffe di gruppo che consentono di risparmiare denaro offrendo allo stesso tempo vantaggi per i dipendenti in più stati. Possono offrire assicurazioni sanitarie, assicurazioni sulla vita, disabilità, indennità per i lavoratori, piani 401k e altri benefici, come i benefici dei pendolari, a tassi migliori mettendo in comune i vostri dipendenti con altri in settori simili.

Un PEO fornisce servizi HR conformi alle normative

I servizi PEO forniscono più di una semplice elaborazione di documenti di back office per le risorse umane e il libro paga. Sono certificati nelle risorse umane e dispongono degli strumenti e dell'esperienza per massimizzare l'efficacia dei dipendenti riducendo al minimo i rischi. Conoscono la legge sulle risorse umane ei loro sistemi sono programmati con tabelle delle tasse e strumenti del diritto del lavoro in modo che possano aiutarti a evitare errori legali o multe.

Come co-datore di lavoro, un PEO lavora con te, molto simile ad avere il tuo reparto risorse umane, i benefici e il libro paga. I servizi offerti da un PEO sono molto simili a quelli che un professionista delle risorse umane a tempo pieno offrirebbe alla tua attività in termini di consulenza sulle risorse umane, onboarding, iscrizione ai benefit, elaborazione delle buste paga, mantenimento del manuale del dipendente e gestione delle terminazioni.

Tuttavia, il prezzo di un PEO è molto più basso rispetto all'assunzione di una persona HR a tempo pieno. Infatti, secondo PayScale, l'aggiunta di un generalista delle risorse umane al tuo team costerebbe un po 'più di $ 51.000 all'anno e tu dovresti ancora pagare per lo spazio ufficio e il software, così come tutti i benefici, come i permessi retribuiti.

Gamma di salario generalista delle risorse umane secondo PayScale

I PEO addebitano una percentuale dello stipendio di ciascun dipendente o una tariffa forfettaria per dipendente. Partecipare a un PEO può iniziare a partire da $ 49 per dipendente al mese con un fornitore come Justworks, mentre un venditore PEO come Trinet potrebbe costare $ 125 al mese. Le quote associative PEO dipendono in gran parte dalla retribuzione media dei dipendenti e da altre variabili, come le offerte di servizi che esamineremo di seguito.

I prezzi PEO salgono in base all'offerta di servizi selezionata, indipendentemente dal fatto che tu scelga di offrire o di contribuire a benefici per i dipendenti, il numero di dipendenti che hai e se le opzioni di self-service siano offerte ai tuoi dipendenti. Inoltre, se i dipendenti sono prevalentemente stipendiati, puoi pagare il 2% dello stipendio. Se sono lavoratori salariali, pagherai più vicino al 6%.

Se stai cercando un PEO che gestisca il reclutamento e la formazione oltre ai benefici, aspettati di pagare una percentuale o un tasso più alti. I PEO con servizi più completi possono addebitare fino all'11% del libro paga, il che li rende un po 'costosi per il tipico proprietario di piccole imprese.

Inoltre, alcuni PEO, come ADP TotalSource, calcolano il prezzo in base alla valutazione del credito aziendale, al livello di rischio (per la retribuzione del lavoratore) e alla cronologia dei benefici per la salute. A seconda di questi fattori, un datore di lavoro potrebbe pagare due volte quello che un altro datore di lavoro paga per gli stessi servizi.

Per ulteriori informazioni, leggi l'articolo completo che confronta i PEO e / o dai un'occhiata a tutte le nostre recensioni dei fornitori PEO.

Quando si tratta di fornitori di PEO, le opzioni possono essere travolgenti. Abbiamo recensioni di diverse aziende PEO, insieme a prezzi. L'Associazione nazionale delle organizzazioni della pace (NAPEO) ha anche risorse utili per la scelta di un PEO, nonché uno strumento di ricerca per trovare un PEO nel tuo stato. E i venditori come PEOCompare ti permettono di fare una ricerca PEO libera scegliendo i servizi esatti che desideri.

La nostra guida all'acquisto PEO fornisce informazioni e prezzi confrontando i migliori PEO per le piccole imprese. Forniremo una rapida occhiata a tre diversi PEO per confronto.

Justworks

Justworks è uno dei nuovi PEO e funge da società di outsourcing delle risorse umane entry-level con risorse umane, benefit e servizi di gestione stipendi per aziende con un minimo di 2 dipendenti e fino a 100 o più. I loro prezzi partono da $ 49 per dipendente al mese per il servizio base senza benefici per i dipendenti. Leggi le nostre recensioni degli utenti e la Guida ai prezzi di Justworks per ulteriori informazioni.

TriNet

Trinet è un PEO affermato con migliaia di clienti aziendali e offre eccezionali vantaggi in tutte le sedi degli Stati Uniti, comprese le piccole comunità. È ottimo per i datori di lavoro multistatali con 10 o più dipendenti con un prezzo compreso tra $ 125 e $ 155 per dipendente al mese, a seconda delle variabili come la posizione e il rapporto tra dipendenti e personale orario. Visualizza le nostre recensioni sugli utenti e la Guida ai prezzi di Trinet.

TotalSource ADP

ADP TotalSource è un servizio PEO che offre servizi di gestione delle risorse umane, elaborazione dei salari e delle imposte, amministrazione e assicurazione dei sussidi e altri servizi HR. Il prezzo si basa su diversi fattori, tra cui la valutazione del credito aziendale e l'esperienza dei benefici. Clicca qui per ottenere un preventivo gratuito.

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Per ulteriori informazioni, leggi le nostre recensioni su TotalSource ADP e la Guida ai prezzi.

Per aderire a un PEO, è probabile che tu debba passare attraverso un processo di domanda in cui il PEO valuta la responsabilità della tua azienda per assicurarsi che voglia collaborare con te come co-datore di lavoro. Il processo di adesione a un PEO di solito richiede da tre a sei settimane. Ci sono alcuni qualificatori che cercheranno:

  • La situazione finanziaria e creditizia della tua attività, come il tuo punteggio di credito aziendale
  • Se in passato hai avuto richieste di risarcimento per i lavoratori (se lavori in un ambiente ad alto rischio probabilmente ti verrà addebitato un tasso di rendimento dei lavoratori più alto)
  • La percentuale di dipendenti che potrebbero partecipare ai benefici e qualsiasi andamento dell'uso dei benefici

Come co-datore di lavoro, il PEO avrà anche bisogno di accedere alle informazioni sui tuoi dipendenti. Aspettatevi di mostrare loro I-9, W-4 e W-9 per tutti i vostri lavoratori, oltre a qualsiasi altra informazione demografica e di identificazione necessaria, come l'età dei vostri lavoratori, se sono orari o stipendiati, e cosa afferma che lavorano.

3 suggerimenti quando si entra in un'organizzazione professionale del datore di lavoro

Ecco alcuni suggerimenti da tenere a mente quando si sceglie un PEO da aderire:

  • Verificare che il PEO sia certificato dall'IRS o dall'ESAC, la Employer Services Assurance Corporation
  • Considera un PEO specializzato nel tuo settore, soprattutto se sei soggetto a normative specifiche del settore, come la sicurezza OSHA, i test antidoping DOT o le licenze dei servizi finanziari
  • Assicurati che il tuo PEO copra le attività che vuoi esternalizzare come il libro paga, ma non quelle che vuoi continuare a fare da solo, come il monitoraggio dei candidati o la formazione dei dipendenti

I vantaggi di lavorare con un PEO includono la conformità legale delle risorse umane, che è importante man mano che la vostra azienda cresce o assumete dipendenti in più stati. Il potere d'acquisto di un PEO si traduce in grandi tassi di assicurazione sanitaria per voi e il vostro personale. Ma il vantaggio più importante potrebbe essere quello di aiutarti a uscire dal back office in modo da concentrarti sul tuo core business. Leggi di più se sei interessato ai migliori PEO.

Se un PEO è giusto per la tua azienda dipende principalmente da questi tre fattori:

I PEO ti aiutano a gestire più dipendenti man mano che cresci

In generale, avere più di 10 ma meno di 100 dipendenti potrebbe significare che un PEO ha senso per la tua azienda. La logica è che se non si hanno molti dipendenti, è possibile gestire autonomamente le risorse umane senza troppa fatica, oppure è possibile aggiungere tali attività a un gestore di ufficio esistente o al carico di lavoro del contabile.

D'altra parte, se hai diversi dipendenti, è probabilmente più economico esternalizzare le tue funzioni HR a un'organizzazione come un PEO, perché probabilmente inizierai ad affrontare problemi come le richieste di congedo di maternità, l'allenamento o anche problemi di disciplina, che ti voglio fare bene. Potresti anche voler documentare le politiche o creare un manuale per i dipendenti per prepararti alla crescita del business. Un consulente delle risorse umane ci ricorda:

Jill Santopietro, fondatrice, 21Oak HR Consulting, LLC

"Non appena hai un solo dipendente, potresti iniziare ad avere problemi con i dipendenti".

Nota che anche le imprese familiari che spesso usano la frase "siamo una famiglia" come codice per indicare che non hanno ancora stabilito politiche e procedure, spesso incorrono in problemi di risorse umane, come "come faccio a licenziare mio zio o mia sorella? -in-law figlio? "

I PEO ti manterranno conforme alle leggi federali e statali sul lavoro e gestiranno le cose come la corretta documentazione di risoluzione e le richieste e le verifiche di risarcimento dei lavoratori.

I vantaggi del PEO possono aiutarti ad attrarre e mantenere il personale

I vantaggi PEO di solito includono una vasta gamma di opzioni come salute, odontoiatria e visione, piani 401K, assicurazione sulla vita e altro. Questi benefici sono amministrati dal PEO. Questo può essere particolarmente utile se hai la tua attività in un posto come Chicago o Los Angeles, dove fornire benefici potrebbe essere altrimenti proibitivo.

Puoi saperne di più sulle opzioni per fornire vantaggi e su come confrontare i costi nella nostra guida completa su come fornire vantaggi, ma questo è certamente un settore in cui un PEO può essere utile perché hanno più opzioni e prezzi migliori di quelli che potresti negoziare il tuo. La nostra ricerca mostra che i benefici per la salute sono uno dei migliori vantaggi che i dipendenti vogliono.

Fit Small Business fa parte di un PEO proprio per questi motivi. Il nostro PEO, Trinet, gestisce una vasta gamma di vantaggi che i nostri dipendenti godono - assicurazione sanitaria, buste paga, conformità e altro - incluse opzioni self service che consentono ai dipendenti di consultare le proprie informazioni online, ad esempio sui costi dell'assicurazione sanitaria e sui saldi FSA. Ecco cosa dice l'esperto PEO Mark Sokol:

Mark Sokol, fondatore, PEOCompare

"Avendo lavorato con e per un PEO, vendo i benefici di" farti tornare ai tuoi affari "perché le attività del PEO sono responsabilità di" lavoro ". Ho visto ogni PEO con cui ho lavorato (e una PEO per cui ho lavorato in passato) portare il professionismo delle risorse umane alla piccola impresa. Permettendoci di competere per il talento - che è stato impegnativo in quella società di software tanti anni fa. Continua ad essere un'opzione praticabile.

Un PEO riduce il carico di lavoro amministrativo e il rischio

Un PEO può gestire le attività amministrative delle risorse umane come onboarding, offboarding, fornire un organigramma, amministrare i benefici per la salute, il libro paga e le ferie retribuite. Ciò riduce il carico di lavoro da parte tua e ti porta via alcune responsabilità in materia di risorse umane e diritto del lavoro.

Di nuovo, se sei in grado di fare queste cose da te senza troppi problemi, probabilmente non hai bisogno di un PEO, ma se ti ritrovi a spendere 5-10 ore a settimana o più per le mansioni HR, o accumulare libri paga o manodopera multe legali, potrebbe valerne la pena lavorare con un PEO.

I principali svantaggi dell'utilizzo di un PEO includono la potenziale perdita di risparmio fiscale sui benefici per la salute, la consapevolezza che non sei completamente libero da tutte le pratiche delle risorse umane o che non sei più in grado di gestire i tuoi dipendenti. Diamo un'occhiata a ciascuno di questi per aiutarti a soppesare gli svantaggi relativi ai benefici di cui sopra.

Potresti sentire una perdita di controllo riguardo alla gestione dei dipendenti

Quando ti unisci a un PEO, tu e il PEO diventate co-imprenditori. Per assumere o licenziare qualcuno o apportare modifiche alle risorse umane, devi consultare il PEO. Questa può essere una buona cosa, dal momento che essenzialmente stai ricevendo un partner che ha una formazione professionale e può impedirti di commettere errori legali.

Ma può anche rallentarti e togliere il controllo completo su come gestisci il tuo staff. Come con qualsiasi partner commerciale, si desidera avere un buon rapporto di lavoro con lo staff PEO e un alto livello di fiducia. Avrai anche bisogno di essere sicuro che il PEO possa rispondere alle tue preoccupazioni con breve preavviso.

Non eliminerai tutti i Back Office HR Busywork

Una lamentela comune da parte degli imprenditori è che hanno lavorato intensamente anche dopo aver assunto un PEO. Nonostante il PEO abbia gestito i compiti delle risorse umane, i dirigenti hanno dovuto inviare documenti e fungere da collegamento tra i dipendenti e il PEO. Ovviamente, anche se assumi una persona a tempo pieno a tempo pieno, i dirigenti dovrebbero contribuire alla pianificazione dei dipendenti e condurre revisioni delle prestazioni, come esempi.

Un PEO non può intervistare i candidati finali, gestire il feedback dei dipendenti o elaborare le carte del tempo settimanali. Quel lavoro appartiene a te e ai tuoi manager. La quantità di lavoro che devi fare, tuttavia, dipenderà molto dal PEO che scegli e dal livello di servizio offerto. Ad esempio, i PEO che forniscono opzioni self-service per i dipendenti consentono ai dipendenti di aggiornare i vantaggi o scaricare i pay-stop autonomamente, evitando che diventino la persona giusta per queste richieste.

Potresti perdere il beneficio fiscale per la salute

Se ti iscrivi a un PEO, probabilmente non sceglierai l'assicurazione sanitaria dallo SHOP exchange gestito dal governo, dal momento che dovrai andare con i fornitori di assicurazioni PEO.

Pertanto, perderai tutti i crediti d'imposta che potresti aver ricevuto se acquistassi l'assicurazione tramite lo SHOP. Tuttavia, in molti casi, i benefici disponibili attraverso l'UPE sono meno economici. In definitiva, è necessario fare il proprio confronto dei costi per soppesare i costi amministrativi e premium risparmiati dall'outsourcing ai benefici fiscali persi.

Abbiamo chattato Sokol, citato sopra, mentre gestisce un sito web che confronta i servizi PEO. Ha condiviso con noi approfondimenti su come si sono evoluti i PEO:

"I PEO si sono evoluti nel loro software e ora sono una piattaforma su cui scalare la tua attività, offrendo ai dipendenti un self-service e app facili da usare. I PEO ti evitano inoltre di dover acquistare, implementare e gestire i dati su più risorse umane, vantaggi, cronometraggio e sistemi di gestione stipendi.

E se hai dipendenti in più di uno stato, questo complica le tue paghe e il trattamento fiscale. Alcune aziende cercano invece di ovviare a questo problema assumendo 1099 appaltatori. Mentre un PEO ti consente di espandersi in altri stati e assumere i migliori talenti a livello nazionale.

Inoltre, gli operatori PEO offrono consulenza in materia di risorse umane in modo da non dover assumere il proprio responsabile delle risorse umane. Anche se hai solo 10-15 dipendenti, un PEO ti aiuta a evitare costosi errori di lavoro e a ridurre i rischi del diritto del lavoro e del libro paga ".

Se si desidera offrire i vantaggi offerti da un PEO, senza le condizioni della collaborazione, si potrebbe essere interessati a uno dei nuovi fornitori di servizi in outsourcing delle risorse umane. Forniscono le risorse umane, i vantaggi e il libro paga come software o servizio basato su cloud.

Tuttavia, utilizzando un software o un servizio, molto probabilmente rinuncerai ad altri vantaggi offerti da un PEO. Potrebbe essere necessario pagare separatamente per ciascun servizio, come le guarnizioni o i benefici dell'iscrizione, il che può costare caro. E la maggior parte delle aziende sottostanti non ha il potere d'acquisto delle PEO.

Inoltre, sarai più responsabile per i rischi come la verifica della storia lavorativa del richiedente o la gestione delle richieste di molestie sessuali. E se hai un problema con i salari, sarà su di te da risolvere. Ad esempio, se cambiano le leggi sulla compensazione dei lavoratori, nessuno ti consiglierà su come conformarsi ai nuovi requisiti come farebbe un PEO.

Tanya Bourque, co-fondatrice, Untappt

"La mia esperienza con PEO non è stata la migliore. Un cliente con 15 dipendenti aveva un prezzo di $ 16.000 all'anno, e questo non includeva caratteristiche di base come il reclutamento, che sarebbe stato un supplemento. Ho scoperto che una piccola impresa spesso risparmia fino al 75% dei costi se costruisce i propri sistemi. Ad esempio, un'azienda con meno di 10 dipendenti potrebbe utilizzare Gusto per risorse umane, benefit e buste paga e quindi utilizzare BreezyHR per tracciamento del richiedente. O una società che ha intenzione di crescere rapidamente, potrebbe prendere in considerazione BambooHR con BreezyHR, e quindi assumere un consulente HR a contratto part-time per assisterli nell'impostazione di tutto ".

Bourque suggerisce che un consulente HR basato sulla costa orientale potrebbe addebitare da $ 100 a $ 150 l'ora, o offrire un nuovo pacchetto di start-up aziendale per fornire tutto, dalla creazione di politiche aziendali, a un manuale per i dipendenti e ai sistemi impostati. Un pacchetto di start-up per la consulenza HR di una volta può costare tra $ 5.000 e $ 12.000, a seconda di quanto aiuto l'azienda ha bisogno di implementare, e ti risparmierà dal pagare alti tassi di PEO a lungo termine.

3 alternative PEO con caratteristiche simili HR, vantaggi e buste paga

Esistono diverse alternative ai PEO che offrono servizi su più livelli per darti il ​​livello di gestione delle risorse umane, dei salari o dei sussidi di cui hai bisogno. I PEO, al contrario, offrono meno flessibilità. Considera programmi software come Gusto, BambooHR o Zenefits che offrono tutti risorse umane, benefit e buste paga senza l'impegno per la collaborazione:

Gusto Payroll

Gusto è anche un'ottima alternativa a un PEO. Come BambooHR e Zenefits, Gusto non diventa un co-datore di lavoro dei tuoi dipendenti, così puoi mantenere il controllo. Attualmente offrono vantaggi di gruppo a prezzi accessibili in 19 stati, onboarding e persino consulenza delle risorse umane, oltre ai loro servizi di gestione stipendi e conformità. Leggi la nostra recensione su Gusto e confronti con Gusto per maggiori informazioni.

BambooHR

BambooHR paga gli stipendi, la conformità, il monitoraggio PTO e aggiunge il software di reclutamento e gestione delle prestazioni ai suoi servizi. Tuttavia, mentre è possibile collegare l'assicurazione sanitaria e altri benefici come l'assicurazione sulla vita attraverso BambooHR, non ha il potere d'acquisto di Gusto. Dai un'occhiata alla nostra recensione su BambooHR e ai confronti con BambooHR.

Benefici di Zenefits

Zenefits è un'ottima alternativa all'utilizzo di un PEO. Come Gusto e BambooHR, Zenefits offre una piattaforma per la gestione e la gestione delle risorse umane, tra cui buste paga, assicurazione sanitaria, monitoraggio del tempo e delle vacanze, piani pensionistici e molto altro in un unico posto. È possibile utilizzare i fornitori di servizi esistenti o possono connettersi con i propri fornitori. Visualizza la nostra recensione su Zenefits e gli articoli alternativi di Zenefits.

Un PEO può essere una grande opzione per un piccolo imprenditore che è disposto a pagare per la tranquillità, servizi HR / paghe affidabili e vuole offrire una vasta gamma di benefici ai propri dipendenti. Noi di Fit Small Business crediamo che i vantaggi dell'utilizzo di un PEO superino i costi, motivo per cui ne usiamo uno noi stessi - ci aiuta ad attrarre e trattenere talenti migliori.

Guarda il video: Chi e il Datore di Lavoro (Gennaio 2020).

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